Säästä hermoja ja aikaa – ammattilaisen vinkit tarjouspyyntöjen lähettämiseen

Elämänne tärkein juhla ansaitsee parhaan mahdollisen juhlatilan. Mutta miten saatte unelmienne hääpaikan vastaamaan tarjouspyyntöön? Entä miten saatte parhaan mahdollisen tarjouksen? Näillä helpoilla vinkeillä lähetätte tarjouspyynnöt hääpaikkoihin kuin ammattilainen.

Mitä pitää tietää ennen tarjouspyynnön lähettämistä

Mitä tarkemmin pystytte heti kertomaan tilalle häistänne ja niiden yksityiskohdista, sitä varmemmin saatte vastauksen ja sitä todennäköisemmin vastaus on täsmällinen ja hyvä. Laadukas tarjouspyyntö kannattaa pitää napakkana, mutta kuitenkin informatiivisena.

Venuu.fi:n tapahtuma-ammattilainen vinkkaa, että tarjouspyynnössä kannattaa mainita ainakin nämä:

Tilaisuuden luonne ja teema

Muista mainita, että kyseessä on häät. Voit myös kertoa muuta yleistä hääjuhlistanne, kuten mahdollisesta teemasta.

Päivämäärä ja kellonaika

Nämä ovat tarjouspyynnön tärkeimpiä tietoja! Kerro, mikä on ensisijainen päivämäärä sekä mahdolliset muut vaihtoehdot.

Henkilömäärä

Henkilömäärän avulla tilantarjoaja pystyy arvioimaan vaaditun työmäärän esimerkiksi tarjoilujen tai siivouksen osalta. Lisäksi tilantarjoaja osaa arvioida, onko tila varmasti sopivan kokoinen juhlille. Henkilömäärän ei tarvitse olla tarkka, mutta suuntaa-antava kokoluokka on hyvä ilmoittaa.

Budjetti

Edes alustava budjetti auttaa tilantarjoajaa asettamaan tarjouksen teille sopivaan hintahaarukkaan. Budjetti siis kannattaa mainita tarjouspyynnössä, niin saatte paremman ja teille sopivimman tarjouksen. Tilantarjoaja voi myös tarvittaessa auttaa budjetin miettimisessä ja laskemisessa.

Budjetti kannattaa usein ilmoittaa per henkilö, esim. 50€ / hlö.

Ruoka ja juoma

Jos tarjoilut tulevat tilan kautta, kerro minkä tyyppisestä tarjoiluista olette kiinnostuneet. Ruokailu voi olla esimerkiksi cocktail, buffet tai pöytiintarjoilu. Jos jo tässä vaiheessa tiedätte erikoisruokavalioista, niistä on hyvä mainita.

Jos haluatte järjestää ruoka- ja juomatarjoilut itse, muistakaa varmistaa, että se on tilassa varmasti mahdollista.

Tekniikka

Jos tarvitsette esimerkiksi äänentoistolaitteita bändille tai muuta tekniikkaa, muista mainita siitä tarjouspyynnössä.

Muut toiveet

Kertokaa tarjouspyynnössä vapaasti myös muista toiveista, kuten tarvitsetteko tanssilattiaa, majoitusta, parkkitilaa tai muuta vastaavaa.

Ota huomioon myös nämä

Tilat saavat päivässä kymmeniä tarjouspyyntöjä, joten vastaus ei välttämä tule aina saman päivän aikan. Mitä tarkemman tarjouspyynnön lähetätte, sitä todennäköisemmin saatte vastauksen, sillä informatiiviseen kyselyyn tilan on helppo vastata.

Kannattaa lähettää tarjouspyyntö useampaan, noin 3 - 5 juhlapaikkaan. Parhaan tarjouksen löydät vertailemalla tilojen tarjouksia keskenään.

Kun olet saanut tilalta tarjouksen, kannattaa vielä sopia käynti paikan päällä. Näin saatte parhaan kuvan tilasta, tilantarjoajasta ja heidän palveluistaan. Voitte myös käynnillä jutella vielä tarkemmin toiveista.

Hyödynnä toimivia palveluita

Parhaat tilat hääjuhliin löydät helposti Suomen suurimman tilavarauspalvelun Venuu.fi:n laajasta valikoimasta. Venuussa voit tehdä suosikkilistoja tiloista ja vertailla eri tilojen tietoja helposti. Venuun kautta lähetät myös tarjouspyynnön näppärästi useammallekin tilalle kerralla. Venuu varmistaa puolestasi, että saat vastauksen kyselyysi.

Venuu.fi on elämäsi tapahtumien koti. Venuusta löydät hääpaikat, cateringit, kuvaajat, bändit ja esiintyjät sekä tapahtumatuottajat – kaikki samasta paikasta. Aloita unelmahäidesi suunnittelu ja löydä sekä kilpailuta kaikki toimijat näppärästi venuu.fi:ssä.

ARTIKKELI ON MAINOSSISÄLTÖÄ, yhteistyössä VENUU